Polska ulga na badania i rozwój (B+R) to jedno z najpotężniejszych narzędzi wsparcia dla innowacyjnych przedsiębiorstw w Europie – a mimo to, w 2023 roku skorzystało z niej jedynie 2,3% wszystkich polskich firm. Dla porównania: w Niemczech analogiczny współczynnik wynosi ponad 10%, a w Finlandii i Danii – blisko 15%. Tymczasem dane Ministerstwa Finansów pokazują, że każde 100 tys. zł odliczone w ramach ulgi przekłada się średnio na 200-300 tys. zł zainwestowane w rozwój technologiczny i procesowy. Z badania EY z 2022 roku wynika, że firmy korzystające z ulgi B+R rosną szybciej (o 18%) i inwestują średnio 2,5 razy więcej niż ich konkurenci. Dlaczego więc tak mało polskich firm sięga po to narzędzie?
Brak wiedzy i stereotypy blokują innowacje
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że ich działania już teraz spełniają definicję prac badawczo-rozwojowych. Przykład? Firma produkcyjna, która dostosowuje proces technologiczny do nowego zamówienia, testuje nowe materiały lub tworzy dedykowane rozwiązania IT. W opinii Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), każdy proces wymagający rozwiązywania problemów technicznych, eksperymentowania lub opracowywania prototypów może być kwalifikowany jako B+R.
Mimo to wielu właścicieli firm uważa, że ulga dotyczy wyłącznie laboratorii i uczelni. W rzeczywistości, zgodnie z polskimi przepisami, działalność B+R może być prowadzona nawet przez mikrofirmę zatrudniającą kilku specjalistów. Co więcej, wiele działań uznawanych za „zwykłe dostosowania” może mieć cechy innowacyjności, jeśli ich efektem jest nowa lub ulepszona metoda działania, produkt lub proces.
Z tego miejsca serdecznie zachęcam do obejrzenia webinaru, na którym odpowiadzieliśmy na większość pytań dotyczących ulgi B+R:
https://www.youtube.com/watch?v=pz-ROFLDluc
Bariery formalne i strach przed kontrolą
Drugim częstym powodem unikania ulgi B+R jest obawa przed komplikacjami formalnymi. Właściciele firm boją się, że nie są w stanie udokumentować swojej działalności w sposób akceptowalny dla urzędu skarbowego. Choć faktycznie wymagana jest dokumentacja (m.in. opis projektów, wyodrębnienie kosztów, ewidencja czasu pracy), to w praktyce wiele firm radzi sobie z tym przy wsparciu doradców lub wewnętrznych zespołów księgowo-prawnych.
Warto dodać, że Ministerstwo Finansów w ostatnich latach znacząco uprościło proces korzystania z ulgi. Co więcej, wiele firm decyduje się na uzyskanie interpretacji indywidualnej KIS, która daje bezpieczeństwo podatkowe przy rozliczaniu projektów B+R. Coraz częściej pojawiają się także inicjatywy edukacyjne i branżowe webinary, które pomagają zrozumieć praktyczne aspekty rozliczania tej preferencji podatkowej.
Kto korzysta z ulgi B+R? Firmy, które konkurują technologią
Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że z ulgi B+R najczęściej korzystają firmy z branż:
- IT i oprogramowania,
- motoryzacyjnej,
- chemicznej i farmaceutycznej,
- elektroniki i automatyki,
- produkcji maszyn.
Coraz częściej jednak pojawiają się też firmy z branży budowlanej, spożywczej, a nawet usługowej (np. centra badawcze, firmy projektowe, drukarnie wielkoformatowe czy pracownie architektoniczne). Przykładowo, firma budowlana wdrażająca nowy sposób izolacji cieplnej budynku lub optymalizująca logistykę na budowie, może kwalifikować część działań jako B+R. Podobnie firma spożywcza testująca nowy skład produktu, by wydłużyć jego trwałość bez konserwantów.
Jakie korzyści przynosi ulga B+R?
Największą zaletą ulgi B+R jest możliwość podwójnego odliczenia kosztów kwalifikowanych (czyli realne zmniejszenie podstawy opodatkowania). Typowe wydatki to:
- wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w projekty B+R,
- koszty materiałów i komponentów do prototypów,
- koszty oprogramowania i sprzętu IT,
- usługi badawcze zlecone na zewnątrz,
- amortyzacja maszyn wykorzystywanych w projektach rozwojowych.
Dla wielu firm oznacza to setki tysięcy złotych oszczędności rocznie. W skali całego kraju, w 2022 roku firmy odliczyły łącznie ponad 4 miliardy złotych w ramach ulgi B+R.
Co ważne, ulga ta jest dostępna niezależnie od skali działalności – zarówno dla małych przedsiębiorstw rodzinnych, jak i dużych grup kapitałowych. W połączeniu z ulgą IP Box (która pozwala płacić 5% CIT od zysków z własności intelektualnej), tworzy to potężny mechanizm wsparcia dla firm rozwijających swoje produkty i technologie.
Case study: jak ulga B+R działa w praktyce?
Dobrym przykładem jest średniej wielkości firma z branży elektronicznej, która wprowadziła innowacyjne sterowniki do instalacji inteligentnego domu. Prace nad prototypem trwały 9 miesięcy i zaangażowały pięciu inżynierów. Dzięki uldze B+R, firma odzyskała ponad 250 tys. zł z kosztów poniesionych w ramach projektu, co pozwoliło sfinansować wdrożenie nowej linii produkcyjnej. Co istotne – cała dokumentacja została przygotowana wewnętrznie przy wsparciu doradcy Encona Sp. z o.o.
Uwaga na ryzyko niepełnego rozliczenia ulgi
Warto jednak podkreślić, że wiele firm – nawet jeśli decyduje się na skorzystanie z ulgi B+R – nie wykorzystuje jej pełnego potencjału. Najczęstszym błędem jest nieuwzględnianie wszystkich kosztów kwalifikowanych: wynagrodzeń pracowników działów wspierających, kosztów zużycia materiałów pomocniczych czy nakładów na oprogramowanie. Efekt? Znacznie niższa korzyść podatkowa niż ta, którą firma mogłaby realnie osiągnąć. Aby uniknąć tych błędów i zmaksymalizować korzyści z ulgi, warto skorzystać ze wsparcia wyspecjalizowanej firmy doradczej, która kompleksowo analizuje działalność przedsiębiorstwa i pomaga w prawidłowej identyfikacji oraz dokumentacji kosztów B+R.
Co może się zmienić? Czas na edukację i odwagę
Jeśli Polska chce zbudować nowoczesną, innowacyjną gospodarkę, musi przekonać przedsiębiorców, że innowacja to nie tylko high-tech i laboratoria, ale też codzienne udoskonalenia procesów, produktów i technologii. Potrzebujemy szerszej kampanii edukacyjnej, ale też przykładów firm, które już z tej ulgi skutecznie korzystają. I – przede wszystkim – potrzebujemy odwagi, by zmierzyć się z biurokracją i wyjść poza schematy.
Dobrą wiadomością jest to, że coraz więcej instytucji wspiera proces wdrożenia ulgi B+R – od izb gospodarczych, przez klastry przemysłowe, po firmy doradcze specjalizujące się w ulgach podatkowych. Ważne, by nie bać się zadawać pytań i rozpocząć analizę potencjału ulgi już teraz – zanim ruszy kolejny sezon rozliczeń podatkowych.
Źródła:
Ministerstwo Finansów, „Informacja o stosowaniu ulgi B+R w latach 2016–2022”
EY Polska, „Ulga B+R w praktyce”, 2022
Krajowa Informacja Skarbowa – interpretacje indywidualne
Eurostat, „Innovation statistics 2023”
PARP, „Monitoring innowacyjności polskich przedsiębiorstw”
Deloitte, „R&D tax incentives in Europe”, 2023
PwC, „Jak efektywnie wdrożyć ulgę B+R”, 2022
