Ulga B+R jest dostępna dla każdego – nawet dla firm bez działu R&D i rozbudowanych procedur.
Wielu przedsiębiorców wciąż myśli, że ulga badawczo-rozwojowa (B+R) to przywilej zarezerwowany dla dużych korporacji posiadających rozbudowane laboratoria, działy R&D i zespoły inżynierów pracujących nad innowacjami. Tymczasem organy podatkowe coraz częściej potwierdzają w interpretacjach, że działalność B+R może być incydentalna, realizowana nawet w ramach pojedynczych projektów – i wciąż daje prawo do korzystania z ulgi.
Najnowszym potwierdzeniem tej praktyki jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 sierpnia 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.361.2025.2.ZK). Wynika z niej jasno, że nawet firmy bez wyodrębnionych działów B+R mogą rozliczać ulgę i odzyskiwać setki tysięcy złotych podatku dochodowego. Wbrew obiegowym opiniom przedsiębiorca nie musi posiadać działu badawczo-rozwojowego ani statusu centrum badawczo-rozwojowego, by korzystać z ulgi. Kluczowe jest nie to, jak firma jest zorganizowana, ale czy realizuje twórcze prace, które mają na celu opracowanie nowych rozwiązań.
Interpretacja podkreśla:
„Spółka (…) przez dłuższy czas nie wyodrębniła (…) jednostki stricte poświęconej działalności R&D. (…) Nie posiadała ani nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego”.
To oznacza, że ulga B+R jest dostępna nawet dla niewielkich firm, które nie mają formalnych procedur czy dedykowanych działów, ale prowadzą projekty rozwojowe.
Ulga B+R: nawet pojedynczy projekt pozwala odzyskać podatek
Kolejny mit, który warto obalić, dotyczy konieczności prowadzenia stałej i szerokiej działalności B+R. Nic bardziej mylnego – wystarczy jeden projekt, aby spełnić kryteria ustawowe.
„Spełnienie kryterium systematyczności danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości (…) Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy”.
To oznacza, że nawet incydentalne projekty – pod warunkiem, że są prowadzone metodycznie i mają twórczy charakter – mogą uprawniać do ulgi. W praktyce takie projekty pozwalają firmom odzyskać znaczne kwoty podatku, sięgające setek tysięcy złotych, co często stanowi impuls do dalszego rozwoju.
Mit: wszystkie projekty muszą zakończyć się sukcesem
W praktyce wiele firm rezygnuje z ulgi B+R, obawiając się, że ich projekty były „niedokończone” lub zakończyły się niepowodzeniem. To także nieprawda.
„Nie wszystkie rozpoczynane projekty kończą się (…) komercjalizacją. (…) Dzieje się tak w przypadku natrafienia na problemy natury naukowo-technicznej (…)”.
Podatnik nie musi wykazać, że każdy projekt przyniósł efekt rynkowy. Wystarczy, że projekt miał charakter twórczy, obejmował rozwiązanie problemów technicznych i został odpowiednio udokumentowany.
Mit: potrzebne są zaawansowane procedury i raporty
Interpretacja jasno wskazuje, że działalność B+R nie wymaga skomplikowanych struktur czy procedur korporacyjnych. Kluczowe jest, aby prace były prowadzone w sposób zaplanowany:
„Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt (…) przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby”.
Przedsiębiorca powinien więc posiadać dokumentację potwierdzającą zakres działań i ewidencję poniesionych kosztów – ale nie musi wdrażać skomplikowanych procedur czy zaawansowanych systemów raportowania.
Jakie koszty można odliczyć?
Interpretacja potwierdza szeroki katalog kosztów kwalifikowanych. Do ulgi B+R można zaliczyć m.in.:
- wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w projekty B+R wraz ze składkami ZUS,
- wynagrodzenia zleceniobiorców i kontraktorów,
- koszty materiałów i surowców,
- amortyzację środków trwałych i wartości niematerialnych,
- ekspertyzy i usługi doradcze,
- koszty wspólne (np. sprzętu czy urządzeń używanych częściowo w B+R).
Co ważne – możliwe jest proporcjonalne ujęcie kosztów, gdy nie są one w całości związane z działalnością B+R:
„W przypadku ponoszenia kosztów wspólnych (…) możliwe jest kwalifikowanie ich do ulgi B+R w części odpowiadającej stopniu faktycznego ich wykorzystania”.
Dlaczego to ważne dla przedsiębiorców?
Ulga B+R pozwala odzyskać zapłacony podatek dochodowy nawet do 5 lat wstecz. W praktyce oznacza to zwroty sięgające setek tysięcy złotych. Dla wielu firm – zwłaszcza z sektora produkcyjnego i technologicznego – może to być znaczący zastrzyk kapitału na rozwój.
Co istotne, aby z niej skorzystać, nie trzeba:
- mieć statusu centrum badawczo-rozwojowego,
- prowadzić ciągłych prac naukowych,
- kończyć wszystkich projektów sukcesem,
- wdrażać rozbudowanych procedur czy zaawansowanych raportów.
Wystarczy dobrze udokumentowany projekt, nawet pojedynczy, który ma charakter twórczy i rozwojowy.
Podsumowanie
Interpretacja KIS z 2025 r. to kolejny dowód na to, że ulga B+R nie jest narzędziem wyłącznie dla największych graczy. Przedsiębiorcy, którzy incydentalnie podejmują projekty rozwojowe, mogą z powodzeniem korzystać z tej preferencji.
Najważniejsze jest:
- metodyczne podejście do projektu,
- odpowiednia dokumentacja,
- i świadomość, że nawet częściowo nieudane lub przerwane prace mogą spełniać kryteria B+R.
Ulga B+R to realna szansa na odzyskanie podatku i zwiększenie konkurencyjności – bez konieczności tworzenia działu R&D czy skomplikowanych procedur. To przesłanie jest szczególnie ważne dla firm z sektora MŚP – wielu z nich już teraz prowadzi prace, które spełniają definicję działalności B+R, choć same nie zdają sobie z tego sprawy.