Ulga B+R w 2026 – na co firmy powinny się przygotować już teraz
Ulga badawczo-rozwojowa od kilku lat jest jednym z najczęściej wykorzystywanych instrumentów wspierania innowacji w Polsce. Jednocześnie rośnie liczba kontroli podatkowych oraz szczegółowość weryfikacji rozliczeń. Rok 2026 nie przyniesie rewolucji legislacyjnej, ale zmieni się praktyka organów podatkowych i poziom oczekiwań wobec dokumentacji.
Dlatego, aby bezpiecznie rozliczyć ulgę B+R za 2026 rok, firmy powinny już w 2025 roku zadbać o sposób prowadzenia projektów i dokumentowania prac badawczo-rozwojowych.
Ulga B+R w 2026 – czego można się spodziewać?
Na dziś nie ma zapowiedzi likwidacji ani istotnego ograniczenia ulgi B+R. Wręcz przeciwnie – państwo nadal deklaruje wsparcie innowacyjności. Z perspektywy firm kluczowe są jednak trzy trendy:
-
większa liczba kontroli B+R,
-
bardziej szczegółowe pytania ze strony urzędów,
-
rosnące znaczenie spójnej i technicznej dokumentacji projektowej.
Oznacza to, że samo „posiadanie innowacji” przestaje wystarczać. Liczy się sposób udowodnienia, że dana działalność faktycznie spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej.
Największe ryzyka przy rozliczaniu ulgi B+R
Z doświadczenia doradczego wynika, że problemy w trakcie kontroli najczęściej wynikają nie z braku B+R, lecz z błędów formalnych i dokumentacyjnych.
Do najczęstszych ryzyk należą:
-
brak wyraźnego wyodrębnienia projektów B+R od działalności operacyjnej,
-
zbyt ogólne opisy prac (np. „opracowanie nowego rozwiązania”),
-
brak powiązania kosztów z konkretnymi zadaniami badawczymi,
-
dokumentacja tworzona dopiero „po fakcie”,
-
niejednoznaczne rozliczenie czasu pracy pracowników.
W 2026 roku organy podatkowe będą jeszcze uważniej analizować logikę projektu oraz ciąg przyczynowo-skutkowy między problemem technologicznym, prowadzonymi pracami a ponoszonymi kosztami.
Co firmy powinny przygotować już w 2025 roku?
Najważniejsza zasada brzmi: dokumentacja B+R powinna powstawać równolegle z realizacją projektu, a nie po zakończeniu roku podatkowego.
W praktyce warto zadbać o:
1. Jasną strukturę projektów B+R
Każdy projekt powinien mieć:
-
jasno zdefiniowany cel techniczny,
-
opis problemu, którego nie da się rozwiązać rutynowo,
-
zakres prac badawczych i rozwojowych,
-
wskazanie niepewności i ryzyk technologicznych.
2. Bieżące opisy prac i postępów
Nie muszą to być rozbudowane raporty, ale:
-
notatki projektowe,
-
opisy testów, prób, prototypów,
-
dokumentacja z nieudanych podejść (bardzo cenna przy kontroli).
3. Spójne przypisanie kosztów do projektów
W szczególności:
-
ewidencja czasu pracy pracowników B+R,
-
powiązanie wynagrodzeń z konkretnymi zadaniami,
-
dokumenty potwierdzające zakup materiałów, narzędzi, usług wykorzystywanych w projektach.
4. Spójność między dokumentacją techniczną a podatkową
Opisy projektów, koszty i sposób ich rozliczenia muszą tworzyć jedną logiczną całość. To właśnie niespójności są dziś jednym z głównych punktów zaczepienia dla urzędów.
Dlaczego przygotowanie „z wyprzedzeniem” ma znaczenie?
Firmy, które zaczynają porządkować B+R dopiero na etapie składania CIT-8, narażają się na:
-
stres w trakcie kontroli,
-
długie postępowania wyjaśniające,
-
ryzyko zakwestionowania części kosztów.
Tymczasem dobre przygotowanie w 2025 roku:
-
skraca proces rozliczenia,
-
zwiększa bezpieczeństwo podatkowe,
-
pozwala maksymalnie wykorzystać ulgę B+R także w kolejnych latach.
Ulga B+R w 2026 – podejście, które się opłaca
Rok 2026 będzie kolejnym testem nie dla innowacyjności firm, ale dla jakości przygotowania dokumentacji. Firmy, które traktują ulgę B+R jako element strategii, a nie jednorazową optymalizację, są dziś w zdecydowanie lepszej pozycji.
Dlatego najlepszy moment na przygotowanie się do rozliczeń za 2026 rok… jest właśnie teraz.