Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) stała się w ostatnich latach jednym z najważniejszych instrumentów podatkowych wspierających innowacyjność w polskich przedsiębiorstwach. Wraz z rosnącym zainteresowaniem pojawiło się na rynku wiele firm doradczych oferujących usługi w tym zakresie. Niestety, ich podejście, kompetencje i standardy działania bywają bardzo zróżnicowane.
Wybór doradcy w tym obszarze to decyzja, która może zaważyć nie tylko na wysokości uzyskanych korzyści podatkowych, ale również na bezpieczeństwie firmy w trakcie ewentualnych kontroli. Warto więc znać kryteria, które pozwolą ocenić realną wartość oferty.
- Osobiste zaangażowanie i odpowiedzialność za projekt
Kluczowe pytanie, jakie warto zadać potencjalnemu doradcy, brzmi: kto faktycznie będzie odpowiedzialny za realizację projektu?
Czy będzie to doświadczony specjalista mający realny wpływ na przebieg działań, czy też zadanie zostanie oddelegowane do osób mniej doświadczonych?
Najwyższy standard to bezpośredni nadzór osoby decyzyjnej – w tym członka zarządu – który nie tylko koordynuje prace, ale również bierze osobistą odpowiedzialność za efekt końcowy. Takie podejście minimalizuje ryzyko błędów i pozwala szybko reagować w razie wątpliwości organów podatkowych.
- Odpowiedzialność i ciągłość w trakcie czynności sprawdzających
Kontrole i czynności sprawdzające w zakresie ulgi B+R nie należą dziś do rzadkości. To właśnie wtedy okazuje się, czy doradca rzeczywiście jest partnerem w projekcie, czy jedynie dostawcą jednorazowej usługi.
Warto sprawdzić:
- czy doradca zapewnia obecność tego samego zespołu od początku projektu do końca postępowania,
- czy bierze udział w przygotowaniu odpowiedzi dla urzędu skarbowego,
- czy jest gotów reprezentować klienta w kontaktach z organami podatkowymi.
Brak ciągłości i wycofanie się doradcy w trakcie kontroli może skutkować tym, że przedsiębiorstwo pozostaje samo w najbardziej newralgicznym momencie.
- Interpretacje indywidualne – narzędzie niezbędne, lecz wymagające wiedzy i praktyki
Coraz częściej urzędy skarbowe oczekują, aby podatnik przed skorzystaniem z ulgi zabezpieczył swoje stanowisko poprzez uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
Należy upewnić się, czy firma doradcza:
- posiada doświadczenie w przygotowywaniu wniosków o interpretacje,
- potrafi opisać stan faktyczny i projekty w sposób precyzyjny i spójny z przepisami,
- zapewnia pełne wsparcie w procesie uzyskiwania interpretacji.
Brak kompetencji w tym obszarze może doprowadzić do sytuacji, w której dokumentacja zostanie przygotowana niewłaściwie, a interpretacja nie spełni swojego celu ochronnego.
- Czy za niskim success fee nie kryją się dodatkowe opłaty?
Model wynagrodzenia success fee (SF) jest często postrzegany jako gwarancja, że doradca otrzyma zapłatę wyłącznie w przypadku sukcesu. W praktyce jednak definicja „sukcesu” bywa różna.
Warto dopytać:
- czy wynagrodzenie jest uzależnione wyłącznie od faktycznie uzyskanej korzyści podatkowej,
- czy doradca pobiera opłaty wstępne, ryczałty lub inne koszty niezależne od efektu,
- co dzieje się w sytuacji, gdy urząd zakwestionuje ulgę w trakcie kontroli po rozliczeniu.
Niektóre firmy stosują określenie „success fee” w umowach, mimo że faktycznie pobierają opłaty niezależnie od rezultatu lub nie ponoszą odpowiedzialności w razie niepowodzenia.
- Doświadczenie branżowe i kompetencje techniczne
Choć ulga B+R jest konstrukcją podatkową, jej prawidłowe zastosowanie wymaga zrozumienia procesów technologicznych, projektów inżynieryjnych i specyfiki danej branży. Dokumentacja przygotowana bez tej wiedzy jest bardziej podatna na zakwestionowanie przez urząd skarbowy.
Warto więc zapytać, czy doradca posiada w swoim zespole specjalistów z wykształceniem technicznym, którzy rozumieją specyfikę projektów badawczo-rozwojowych – od procesów produkcyjnych, przez IT, po branże chemiczne i farmaceutyczne.
- Uważaj na firmy bez doświadczenia i zaplecza kadrowego
Na rynku pojawia się coraz więcej podmiotów oferujących rozliczenia ulgi B+R, które jednak nie mają żadnego realnego doświadczenia ani zespołu merytorycznego. Zdarza się, że są to nowo utworzone firmy, które działają jako pośrednicy, a sam proces realizują podwykonawcy.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto:
- poprosić o referencje potwierdzające zrealizowane projekty,
- uzyskać informację, kto konkretnie będzie odpowiadał za przygotowanie dokumentacji,
- sprawdzić ile lat firma działa w tym obszarze,
- poznać kwalifikacje osób, które będą realizować projekt.
Brak weryfikacji na tym etapie może skutkować wyborem partnera, który nie będzie w stanie zapewnić wsparcia w przypadku kontroli.
Wybór firmy doradczej do rozliczania ulgi B+R wymaga nie tylko analizy oferty, ale przede wszystkim zrozumienia, jakie standardy współpracy zapewnia dany partner. Kluczowe pytania, jakie warto zadać przed podpisaniem umowy, to:
- Kto tak naprawdę będzie odpowiadał za mój projekt – i czy będzie to osoba, która w ogóle pojawi się przy nim w krytycznym momencie?
- Co się stanie, jeśli w trakcie kontroli urząd skarbowy będzie miał pytania – czy mój doradca na pewno zostanie wtedy po mojej stronie od początku do końca?
- Czy firma ma realne, udokumentowane sukcesy w uzyskiwaniu interpretacji indywidualnych – czy tylko twierdzi, że „potrafi je napisać”?
- Czy „success fee” w ich umowie rzeczywiście oznacza, że ponoszą ryzyko razem ze mną – czy to raczej stała opłata w przebraniu?
- Czy osoby, które będą rozliczać moją ulgę, naprawdę rozumieją moją branżę – czy tylko znają definicję B+R z ustawy?
- Czy firma jest w stanie udowodnić swoje doświadczenie konkretnymi referencjami i historią zakończonych projektów – czy jedynym dowodem na ich kompetencje jest strona internetowa i obietnice handlowe?
Odpowiedzi na te pytania pozwolą oddzielić rzetelnych doradców, którzy realnie biorą odpowiedzialność za projekt i zapewniają pełne wsparcie w każdej fazie, od podmiotów, które oferują jedynie pozory współpracy – działają schematycznie, unikają udziału w trudnych etapach postępowania i znikają, gdy pojawiają się pytania ze strony urzędu skarbowego.