Jak wybrać firmę do rozliczenia ulgi B+R? 10 rzeczy, które warto sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy
Ulga badawczo-rozwojowa jest jednym z najbardziej atrakcyjnych instrumentów podatkowych dostępnych dla przedsiębiorstw prowadzących działalność innowacyjną. W przypadku firm produkcyjnych, technologicznych, IT, automotive, maszynowych czy automatyki przemysłowej potencjalne korzyści mogą być bardzo wysokie, szczególnie jeżeli przedsiębiorstwo może skorygować rozliczenia również za lata wcześniejsze.
Jednocześnie prawidłowe rozliczenie ulgi B+R nie powinno ograniczać się wyłącznie do przygotowania kalkulacji kosztów.
Kluczowe znaczenie ma przede wszystkim właściwe zidentyfikowanie działalności badawczo-rozwojowej, przeanalizowanie realizowanych projektów, wykazanie ich twórczego i systematycznego charakteru, przygotowanie dokumentacji technicznej i podatkowej, a następnie przeprowadzenie przedsiębiorcy przez proces rozliczenia oraz ewentualną weryfikację ze strony organu podatkowego.
Dlatego wybierając firmę doradczą do rozliczenia ulgi B+R, warto zwrócić uwagę nie tylko na wysokość wynagrodzenia, lecz przede wszystkim na zakres odpowiedzialności doradcy i model współpracy.
1. Wynagrodzenie powinno być uzależnione od rzeczywiście osiągniętej korzyści
Na rynku funkcjonują różne modele rozliczeń usług związanych z ulgą B+R.
Przedsiębiorca może spotkać się m.in. z opłatą za analizę możliwości zastosowania ulgi, wynagrodzeniem za przygotowanie dokumentacji, osobną opłatą za sporządzenie korekt deklaracji czy dodatkowym wynagrodzeniem za kontakt z urzędem skarbowym.
W efekcie klient może ponieść znaczące koszty jeszcze zanim uzyska jakąkolwiek realną korzyść podatkową.
W Encona stosujemy wyłącznie model success fee.
Klient nie ponosi opłaty za:
- wstępną analizę możliwości zastosowania ulgi,
- mapowanie działalności B+R,
- analizę realizowanych projektów,
- przygotowanie dokumentacji,
- przygotowanie kalkulacji,
- sporządzenie wniosków i pism do urzędu skarbowego,
- przeprowadzenie czynności sprawdzających,
- przygotowanie odpowiedzi na pytania organu podatkowego.
Wynagrodzenie Encona jest należne dopiero po uzyskaniu przez klienta rzeczywistej korzyści.
W przypadku odzyskiwania podatku za lata wcześniejsze oznacza to, że klient rozlicza się z Encona dopiero po wpływie zwrotu podatku na rachunek przedsiębiorstwa.
Takie podejście powoduje, że interes ekonomiczny doradcy i przedsiębiorcy jest dokładnie taki sam: wynagrodzenie zależy od faktycznie uzyskanego rezultatu.
2. Doradca powinien samodzielnie przeprowadzić mapowanie działalności B+R
Jednym z najczęstszych błędów przy wdrażaniu ulgi B+R jest rozpoczynanie całego procesu od pytania pracowników:
„Które projekty były projektami B+R?”
To nie pracownicy przedsiębiorstwa powinni dokonywać kwalifikacji podatkowej prowadzonych prac.
Rolą profesjonalnego doradcy jest zrozumienie działalności przedsiębiorstwa i samodzielne zidentyfikowanie obszarów, w których mogą występować prace badawczo-rozwojowe.
Dlatego współpracę rozpoczynamy od mapowania działalności przedsiębiorstwa.
Rozmawiamy m.in. z konstruktorami, technologami, programistami, automatykami, inżynierami procesu, kierownikami projektów oraz osobami odpowiedzialnymi za rozwój produktów i technologii.
Dopiero na tej podstawie identyfikujemy projekty, które mogą spełniać ustawowe kryteria działalności badawczo-rozwojowej.
Klient nie powinien być pozostawiony z koniecznością samodzielnego interpretowania przepisów podatkowych.
3. W firmach technologicznych sama wiedza podatkowa nie wystarcza
Ocena działalności B+R wymaga często zrozumienia bardzo specjalistycznych zagadnień technicznych.
W przedsiębiorstwach produkcyjnych mogą one dotyczyć przykładowo:
- projektowania nowych maszyn i urządzeń,
- opracowywania nowych konstrukcji,
- zmian technologii produkcji,
- automatyzacji procesów,
- nowych materiałów,
- prototypowania,
- testowania nowych rozwiązań,
- optymalizacji parametrów technologicznych,
- tworzenia oprogramowania,
- integracji systemów sterowania.
Dlatego istotną część zespołu Encona stanowią osoby posiadające wykształcenie techniczne i inżynierskie.
Pozwala to prowadzić rozmowę z zespołem klienta na poziomie technicznym, a następnie przełożyć rzeczywisty przebieg prac projektowych na dokumentację odpowiadającą kryteriom wynikającym z przepisów podatkowych.
To szczególnie ważne w przypadku ewentualnej kontroli.
Organ podatkowy coraz częściej nie ogranicza się bowiem do analizy kosztów. Pyta również o to, co było nowe w projekcie, jakie problemy techniczne należało rozwiązać, jaką wiedzą przedsiębiorstwo dysponowało przed rozpoczęciem projektu, jakie testy wykonywano oraz czego przedsiębiorstwo nauczyło się w wyniku realizowanych prac.
4. Doświadczenie powinno obejmować nie tylko rozliczenia, ale również kontrole
Rozliczenie ulgi B+R i obrona tego rozliczenia przed organem podatkowym to dwa różne obszary kompetencji.
Firma doradcza może potrafić przygotować kalkulację, ale niekoniecznie posiada doświadczenie w odpowiadaniu na szczegółowe pytania urzędu dotyczące technicznego charakteru projektów.
Zespół Encona zajmuje się ulgą badawczo-rozwojową od początku funkcjonowania tego instrumentu w obecnym kształcie, czyli od około 10 lat.
W tym czasie nasi eksperci uczestniczyli zarówno w przygotowywaniu rozliczeń, jak również w:
- czynnościach sprawdzających,
- kontrolach podatkowych,
- przygotowywaniu odpowiedzi na wezwania urzędów,
- postępowaniach dotyczących zwrotu nadpłaconego podatku,
- przygotowywaniu interpretacji indywidualnych,
- analizie kwalifikacji projektów pod kątem działalności B+R.
Dzięki temu dokumentacja jest tworzona nie tylko po to, aby „rozliczyć ulgę”, ale również z myślą o tym, jakie pytania mogą pojawić się kilka lat później.
5. Dokumentacja powinna odzwierciedlać rzeczywisty charakter projektu
Dobra dokumentacja B+R nie polega na stworzeniu kilku identycznie brzmiących opisów i przypisaniu ich do różnych projektów.
Każdy projekt powinien zostać przeanalizowany indywidualnie.
W dokumentacji należy pokazać między innymi:
- stan wiedzy przed rozpoczęciem projektu,
- cel prac,
- problem techniczny lub technologiczny,
- elementy niepewne na początku projektu,
- przeprowadzone prace projektowe i testowe,
- zmiany wynikające z kolejnych prób,
- rezultat projektu,
- wiedzę lub doświadczenie uzyskane w toku realizacji prac.
W Encona analiza projektów oraz przygotowanie dokumentacji pozostają po stronie zespołu doradczego.
Nie ograniczamy się do wysłania klientowi formularza i oczekiwania, że jego pracownicy sami stworzą opisy spełniające wymagania podatkowe.
6. Warto ustalić, kto faktycznie będzie odpowiedzialny za projekt
W dużych organizacjach doradczych zdarza się, że ofertę przedstawia bardzo doświadczony partner lub dyrektor, natomiast po podpisaniu umowy projekt zostaje przekazany młodszemu zespołowi.
W przypadku ulgi B+R może być to problematyczne.
Proces często trwa wiele miesięcy, a w przypadku rozliczeń dotyczących lat wcześniejszych kontakt z organem podatkowym może pojawić się jeszcze później.
Dlatego w Encona każdy projekt znajduje się pod bezpośrednim nadzorem jednego z członków zarządu.
Osoba odpowiedzialna za projekt uczestniczy w jego kluczowych etapach i pozostaje zaangażowana również podczas kontaktów z urzędem skarbowym.
Ograniczamy w ten sposób ryzyko rotacji osób odpowiedzialnych za projekt oraz utraty wiedzy zgromadzonej podczas wcześniejszych analiz.
7. Interpretacja indywidualna powinna być jednym z narzędzi zabezpieczenia rozliczenia
W odpowiednio dobranych przypadkach dodatkowym elementem zabezpieczającym przedsiębiorcę może być wystąpienie o interpretację indywidualną.
Nie w każdym przypadku interpretacja jest potrzebna, ale tam, gdzie istnieją istotne wątpliwości dotyczące kwalifikacji działalności, może stanowić ważny element zarządzania ryzykiem podatkowym.
Encona przygotowuje wnioski o interpretacje indywidualne dotyczące działalności B+R, opierając ich opis nie tylko na przepisach podatkowych, ale również na szczegółowym zrozumieniu technologicznego charakteru projektów.
8. Odpowiedzialność doradcy nie powinna kończyć się w momencie złożenia deklaracji
To jeden z najważniejszych elementów, które przedsiębiorca powinien zweryfikować przed podpisaniem umowy.
Samo przygotowanie dokumentacji i złożenie korekty deklaracji jest stosunkowo niewielką częścią całego procesu.
Największe znaczenie może mieć to, co wydarzy się później.
Urząd może poprosić o:
- dodatkowe wyjaśnienia,
- dokumentację projektową,
- szczegółowe zestawienia kosztów,
- wyjaśnienie sposobu ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty księgowe,
- charakterystykę poszczególnych projektów,
- wskazanie elementów twórczych i problemów technologicznych.
Dlatego odpowiedzialność Encona za przygotowane rozliczenie trwa przez pełen okres do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W praktyce oznacza to nawet pięć lat dalszego wsparcia po przeprowadzeniu rozliczenia.
Jeżeli w tym okresie organ podatkowy rozpocznie weryfikację przygotowanego przez nas rozliczenia, uczestniczymy w niej razem z klientem.
9. Odwołania nie powinny generować dodatkowego wynagrodzenia
Warto zapytać doradcę już przed rozpoczęciem współpracy:
„Co stanie się, jeżeli urząd zakwestionuje nasze stanowisko?”
W naszym modelu klient nie płaci dodatkowego wynagrodzenia za przygotowanie odwołań związanych z rozliczeniem wykonanym przez Encona.
Jeżeli stoimy za przygotowanym przez nas stanowiskiem, powinniśmy być gotowi również go bronić.
Jest to naturalna konsekwencja modelu success fee i długoterminowej odpowiedzialności za przygotowane rozliczenie.
10. Najważniejszy jest rzeczywisty rezultat
W wielu przedsiębiorstwach skala niewykorzystanej ulgi B+R okazuje się znacznie większa, niż początkowo zakłada zarząd lub dział finansowy.
Wynika to między innymi z tego, że przedsiębiorcy identyfikują jako B+R jedynie najbardziej oczywiste projekty, np. opracowanie zupełnie nowego produktu.
Tymczasem działalność badawczo-rozwojowa może występować również przy rozwijaniu istniejących produktów, technologii, procesów, urządzeń czy oprogramowania.
W przypadku części przedsiębiorstw, które wcześniej nie korzystały z ulgi, możliwe jest również przeanalizowanie i skorygowanie rozliczeń za lata wcześniejsze, w granicach obowiązujących terminów podatkowych.
W prowadzonych przez Encona projektach zdarzają się sytuacje, w których suma odzyskanego podatku za wcześniejsze okresy odpowiada bardzo znaczącej części podatku CIT zapłaconego przez przedsiębiorstwo.
W projektach o odpowiedniej strukturze działalności skala korzyści może sięgać nawet około 75% podatku zapłaconego w analizowanym okresie. Każdorazowo zależy ona jednak od rzeczywistego poziomu kosztów kwalifikowanych, struktury projektów B+R, wysokości dochodu oraz sytuacji podatkowej konkretnego przedsiębiorstwa.
Dlatego nie obiecujemy klientowi konkretnej kwoty przed przeprowadzeniem analizy.
Najpierw identyfikujemy projekty i koszty, a dopiero później określamy możliwą do uzyskania korzyść.
Jak wygląda współpraca z Encona?
Model współpracy został zbudowany w taki sposób, aby możliwie największą część procesu pozostawić po stronie doradcy.
Po stronie Encona znajdują się w szczególności:
- analiza możliwości zastosowania ulgi,
- mapowanie działalności przedsiębiorstwa,
- identyfikacja potencjalnych projektów B+R,
- rozmowy z personelem technicznym,
- kwalifikacja projektów,
- przygotowanie dokumentacji projektowej,
- identyfikacja kosztów kwalifikowanych,
- przygotowanie kalkulacji ulgi,
- przygotowanie dokumentów podatkowych,
- przygotowanie i złożenie odpowiednich wniosków do urzędu skarbowego,
- prowadzenie korespondencji związanej z rozliczeniem,
- przygotowanie odpowiedzi na pytania organu,
- wsparcie podczas czynności sprawdzających i kontroli,
- przygotowanie odwołań, jeżeli okażą się konieczne,
- w odpowiednich przypadkach przygotowanie wniosku o interpretację indywidualną.
Klient powinien przede wszystkim zapewnić dostęp do osób posiadających wiedzę o realizowanych projektach oraz udostępnić dokumenty niezbędne do przygotowania rozliczenia.
Pozostała część procesu jest prowadzona przez Encona.
Dlaczego model success fee jest szczególnie istotny przy uldze B+R?
Model success fee nie jest wyłącznie sposobem ustalania ceny usługi.
Wpływa również na sposób prowadzenia projektu.
Jeżeli doradca otrzymuje pełne wynagrodzenie już po przygotowaniu raportu lub dokumentacji, jego interes ekonomiczny może zakończyć się przed uzyskaniem przez klienta rzeczywistego efektu.
W naszym modelu jest inaczej.
Encona zarabia wtedy, kiedy korzyść osiąga klient.
Dlatego zależy nam zarówno na prawidłowym zidentyfikowaniu możliwie pełnego zakresu działalności B+R, jak również na bezpiecznym doprowadzeniu procesu do końca.
W przypadku zwrotu podatku za lata wcześniejsze klient płaci nasze wynagrodzenie dopiero wtedy, gdy środki faktycznie znajdą się na jego rachunku.
Bez opłaty za analizę.
Bez opłaty za przygotowanie dokumentacji.
Bez dodatkowej opłaty za złożenie wniosku.
Bez dodatkowej opłaty za odpowiedzi na pytania urzędu.
Bez dodatkowej opłaty za odwołanie dotyczące przygotowanego przez nas rozliczenia.
Czy można zagwarantować bezpieczeństwo ulgi B+R?
Żaden profesjonalny doradca podatkowy nie powinien obiecywać klientowi, że organ podatkowy nigdy nie zada pytań albo że nie zakwestionuje żadnego elementu rozliczenia.
Można jednak znacząco ograniczyć ryzyko.
Służą temu przede wszystkim:
- prawidłowe mapowanie działalności,
- indywidualna analiza projektów,
- rzetelna dokumentacja,
- prawidłowa kalkulacja kosztów,
- doświadczenie w kontrolach,
- właściwie dobrana interpretacja indywidualna,
- zachowanie dokumentacji źródłowej,
- gotowość doradcy do obrony przygotowanego stanowiska.
Dlatego w Encona odpowiedzialność za projekt nie kończy się w dniu przygotowania kalkulacji.
Pozostajemy z klientem przez cały okres, w którym przygotowane rozliczenie może podlegać weryfikacji.
Jak wybrać doradcę do ulgi B+R?
Przed podpisaniem umowy warto zadać potencjalnemu doradcy kilka prostych pytań:
Kto będzie analizował nasze projekty techniczne?
Czy osoby prowadzące projekt mają doświadczenie techniczne lub inżynierskie?
Kto przygotuje dokumentację B+R – doradca czy nasi pracownicy?
Kto będzie odpowiadał na pytania urzędu?
Czy pomoc podczas kontroli jest dodatkowo płatna?
Czy odwołanie jest dodatkowo płatne?
Czy musimy zapłacić za analizę, nawet jeżeli nie skorzystamy z ulgi?
Kiedy powstaje obowiązek zapłaty wynagrodzenia?
Jak długo doradca odpowiada za przygotowane rozliczenie?
Czy osoba, która sprzedaje usługę, będzie później rzeczywiście zaangażowana w projekt?
Odpowiedzi na te pytania często mówią więcej o jakości usługi niż sama wysokość success fee.
Ulga B+R powinna być rozliczona kompleksowo
Dla przedsiębiorcy korzystającego z ulgi B+R najważniejsze nie jest przygotowanie kolejnego raportu.
Najważniejsze jest bezpieczne uzyskanie realnej korzyści podatkowej.
Dlatego od początku działalności Encona przyjęliśmy model, w którym bierzemy odpowiedzialność za cały proces: od identyfikacji projektów, przez dokumentację i kalkulację, aż po kontakt z urzędem oraz ewentualną obronę stanowiska.
Zespół posiadający około 10 lat doświadczenia w rozliczaniu ulgi B+R, kompetencje podatkowe i inżynierskie, bezpośredni nadzór członka zarządu oraz model wynagrodzenia oparty wyłącznie na sukcesie pozwalają nam prowadzić projekty w sposób, którego celem nie jest samo zastosowanie ulgi.
Celem jest jej bezpieczne zastosowanie i rzeczywiste uzyskanie korzyści przez przedsiębiorcę.
autor Karol Kula Prezes Zarządu Encona Sp. z o.o.