W przypadku ulgi badawczo-rozwojowej najczęściej skupiamy się na ocenie, czy przedsiębiorca rzeczywiście prowadził działalność B+R. Równie istotne jest jednak inne pytanie – czy sposób opisania tej działalności pozwala organowi podatkowemu dostrzec wszystkie elementy wymagane do uznania prowadzonych prac za działalność badawczo-rozwojową?
To pytanie jest szczególnie ważne w przypadku wniosków o interpretację indywidualną. Organ interpretacyjny nie obserwuje przebiegu projektu i nie analizuje całokształtu dokumentacji przedsiębiorstwa. Dokonuje oceny na podstawie opisanego we wniosku stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. W konsekwencji nawet projekt, który w praktyce zawierał elementy twórcze, rozwojowe oraz proces testowania i weryfikowania przyjętych założeń, może zostać oceniony jako niewystarczająco opisany pod kątem przesłanek działalności badawczo-rozwojowej.
Jednym z częstszych problemów w dokumentacji B+R jest posługiwanie się ogólnymi sformułowaniami, takimi jak: „Opracowano innowacyjne rozwiązanie”, „Zoptymalizowano proces”, „Opracowano autorską technologię”, „Zdobyto nową wiedzę” czy „Przeprowadzono szereg testów”. Takie stwierdzenia mogą być prawdziwe w odniesieniu do przeprowadzonych prac, ale same w sobie niewiele mówią o tym, dlaczego prowadzone prace miały charakter badawczo-rozwojowy. Weryfikacja powinna iść znacznie głębiej.
Jeśli przedsiębiorca twierdzi, że opracował autorskie rozwiązanie, warto odpowiedzieć na pytanie: „Co konkretnie zostało stworzone przez przedsiębiorcę?”. Jeżeli przedsiębiorca wskazuje na zdobycie nowej wiedzy: „Czego nie wiedział przed rozpoczęciem projektu i czego dowiedział się w trakcie?”. Jeżeli mówi o eksperymentach: „Jakie hipotezy były testowane, jakie warianty rozważano i w jaki sposób wyniki testów wpływały na przebieg dalszych prac?”.
Problem technologiczny to jeszcze nie działalność B+R
W przedsiębiorstwach produkcyjnych i technologicznych problemy pojawiają się przez cały czas. Produkt nie osiąga wymaganej jakości, proces jest niestabilny, materiał zachowuje się inaczej niż oczekiwano, parametry produkcyjne wymagają korekty czy pojawia się reklamacja.
Każdy z tych problemów może wymagać szeregu testów i zaangażowania specjalistów, lecz nie oznacza to, że automatycznie taki proces staje się działalnością B+R. Kluczowe jest ustalenie, czy rozwiązanie problemu wymagało przeprowadzenia twórczego i eksperymentalnego procesu poszukiwania rozwiązania, czy też można było wykorzystać znane przedsiębiorstwu procedury, standardową wiedzę techniczną albo rutynowe działania optymalizacyjne.
Szczególnie ważny jest twórczy charakter prac
W praktyce przedsiębiorcy często dobrze opisują systematyczność projektu – pokazują harmonogram, etapy, osoby zaangażowane, przeprowadzone testy oraz osiągnięte rezultaty. Często słabszym aspektem jest przedstawienie twórczego charakteru działalności.
Twórczość w kontekście B+R należy powiązać z rzeczywistym procesem opracowywania nowych lub ulepszonych rozwiązań, wymagających samodzielnego podejścia, wykorzystania wiedzy oraz podejmowania decyzji w warunkach niepewności.
Dlatego zamiast zdania „zespół opracował autorskie rozwiązanie” warto wyjaśnić, jakie rozwiązanie należało opracować, dlaczego istniejące rozwiązania były niewystarczające, jakie warianty były rozważane, jakie parametry należało ustalić, jakie zależności należało zweryfikować, jakie decyzje były podejmowane na podstawie wyników testów oraz jaki element rozwiązania został faktycznie wypracowany przez zespół.
„Nowe dla Spółki” również wymaga kontekstu
Często spotykanym argumentem jest wskazywanie, że rozwiązanie było „nowe dla przedsiębiorstwa”. Samo wdrożenie rozwiązania, którego firma wcześniej nie stosowała, nie przesądza jeszcze o działalności B+R.
Znacznie ważniejsze jest ustalenie, czy przed rozpoczęciem prac przedsiębiorca posiadał wystarczającą wiedzę pozwalającą przewidzieć właściwy sposób rozwiązania problemu.
Jeżeli rozwiązanie było możliwe do uzyskania poprzez zakup gotowej technologii, zastosowanie instrukcji producenta lub wykorzystanie standardowej procedury, argumentacja B+R będzie znacznie słabsza. Natomiast jeżeli przedsiębiorca musiał samodzielnie dojść do odpowiednich parametrów, przeprowadzić eksperymenty, odrzucać nieskuteczne warianty i na tej podstawie opracować własne rozwiązanie, sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Warto opisywać nieudane próby
Przedsiębiorcy często przedstawiają wyłącznie końcowy sukces. Tymczasem z perspektywy oceny charakteru prac bardzo interesujący może być właśnie proces dochodzenia do rezultatu.
Jeżeli jeden wariant nie zadziałał, kolejny powodował inne problemy, a wyniki następnych prób prowadziły do modyfikacji założeń, pokazuje to, że rezultat nie był oczywisty od początku.
Taki projekt można opisać jako następujący ciąg:
problem – stan wiedzy na początku – niepewność – możliwe warianty rozwiązania – test lub weryfikacja – wynik – korekta założeń – kolejna iteracja – uzyskana wiedza – rezultat.
Taki sposób przedstawienia projektu znacznie lepiej pokazuje rzeczywisty charakter prowadzonych prac niż samo wyliczenie wykonanych czynności.